警備業において、勤怠管理は企業運営を支える根幹として、極めて重要な役割を担っています。従業員の勤務状況を正確に把握し記録することは、適正な給与計算の基礎となるだけでなく、効率的な人員配置や業務計画の立案を可能にし、警備サービスの品質向上に直結します。
また、残業や休日出勤といった時間外労働を適切に管理することは、労働時間の適正化と従業員の健康管理につながり、労働基準法をはじめとする関連法規の遵守にもつながります。
さらに、勤怠管理によって得られた情報は、従業員の公正な評価や、適切な労務管理を実現し、従業員満足度の向上や優秀な人材の確保・定着にも寄与するなど、企業成長の基盤を固める上で欠かせない要素といえるでしょう。
このように、警備業における勤怠管理は、単なる事務手続きに留まらず、企業の信頼性を高め、持続的な成長を支える重要な業務となっています。
警備業における勤怠管理の方法は、主に以下の2つに分類されます。それぞれの特徴と利点、課題を解説します。
アナログな方法でいうと、タイムカードによる打刻が一般的ですが、警備業の場合は、現場から電話で勤務開始・終了を報告するのが主流です。タイムカードや電話による打刻の集計は、手作業で行われるか、Excelなどのツールで行うのが一般的です。
打刻も集計・管理も人の手によって行われるため、人為的ミスが発生しやすく、正確性に欠ける点がデメリット。また、人件費と時間がかかるほか、一元管理が難しく、管理が複雑になりやすいという特徴もあります。
システム化によるデジタル勤怠管理は、近年主流になりつつある手法です。専用の勤怠管理システムを導入し、デジタル化された環境で管理を行うのが特徴。打刻やデータ集計が自動化され、業務効率の大幅な向上が見込めます。また、ヒューマンエラーの予防や、情報の一元管理が可能になります。
このほか、「情報の透明性が高まり、正確な労務管理が可能に」「蓄積されたデータを分析することで、業務効率化や生産性向上につなげられる」「リアルタイムでの勤怠状況確認が可能になり、迅速な対応が可能に」などのメリットがあり、警備業の複雑な勤怠管理をシンプルにすることができます。
勤怠管理には、ご紹介したようなアナログとデジタルの方法があります。警備業の複雑な勤務体系や多様な勤務形態を考慮すると、システム化によるデジタル勤怠管理の導入が効果的です。ただし、導入にはコストがかかるため、企業規模や業務内容に応じて最適な方法を選択することが重要です。
では、警備業の勤怠管理ではどのような問題が発生しているのでしょうか？警備業における勤怠管理の課題についてご紹介します。
警備業は、夜間勤務や交代制勤務が主流であり、通常のタイムカードシステムでは対応が困難です。また、現場が分散していることも多いため、一箇所での打刻が難しく、タイムカード方式では正確な出退勤時間の記録が難しくなります。
そのため、勤務終了後に電話で報告する手法が取られていますが、電話による打刻は人によってバラつきやすいため、労働時間を正確に把握することができなくなっています。また、管理者はすべての電話対応が完了するまで業務が完了できないため、業務負荷が大きくなります。
警備員の管理業務は、勤怠管理のほか、出勤状況確認、勤怠データの集計、シフト変更や休暇管理、給与計算などがあり、その他の職種よりも管理が複雑になりがちです。そのため、バックオフィスに業務負荷がかかりやすく、複数の管理業務を少人数で行っている場合は、ミスのリスクも高くなります。
これらの理由から、警備業の勤怠管理は複雑になりやすく、正確な管理業務を行うためには複数人のスタッフが必要となる場合があります。その結果、人件費が増加し、経営を圧迫する要因となることもあります。
勤務場所や稼働人数が目まぐるしく変わる状況下では、適切な人材配置が非常に困難です。契約先の細かな要望に応えながら、最適な人員を配置するためには、常に誰をどこに派遣するかを考え続けなければならず、調整業務の負担は非常に大きくなります。
また、リアルタイムで派遣可能な人材を把握することが難しいため、当日欠勤が発生した場合に、始業時刻に間に合う代替要員を見つけるのに時間がかかるという問題も生じます。
これらの課題に対処するためには、警備業の特性に適した勤怠管理システムの導入や、業務プロセスの見直しが必要となります。効率的で正確な勤怠管理を実現することで、業務効率の向上と人件費の適正化を図ることができるでしょう。
警備業の勤怠管理の課題解決にはシステム導入がおすすめです。導入のメリットについて詳しくご紹介します。
勤怠管理システムを導入することで、スマートフォンやタブレットでの打刻が可能になります。外出先や現場での勤怠記録が容易になり、データの正確性が向上します。GPS機能を活用すれば、従業員の位置情報も記録できます。また、管理者も従業員からの電話を待つ必要がないため、管理業務の負荷が軽減されます。
勤怠管理システムは、勤務時間や残業時間を自動計算し、給与計算に反映するため、手作業によるミスが減少します。法定労働時間や手当の計算も自動化されるため、コンプライアンスの確保も容易になるでしょう。
また、スマートフォンやタブレットによって打刻された情報は、すべてひとつのシステムに集約されます。データの一元管理が可能になるため、データがいろいろなファイルに散らばってしまうのを避けることができます。多くのシステムは、データのダウンロードが可能なため、必要に応じて情報を好みの形式でアウトプットすることも可能です。
シフト作成・管理機能が搭載されたシステムを活用することで、従業員の上下番を自動記録し、勤務時間や出勤日数を正確に把握できます。人員配置の変更や代替要員の追加にも迅速に対応でき、勤務スケジュールの情報共有も円滑になるでしょう。
また、勤務状況をリアルタイムで把握できる機能を搭載しているモデルであれば、急な欠勤にも素早く対応でき、必要に応じて人員を変更したり、補充対応を行ったりすることも可能です。
このように、勤怠管理システムには、警備業の勤怠管理の課題を解決する、さまざまな機能が搭載されています。ただし、製品選びを誤ると、「必要な機能が搭載されていない」「期待した効果が得られない」といった結果を招いてしまう可能性があります。以下の記事では、警備業の勤怠管理システムに求められる機能や選び方のポイントを解説しているので、併せて確認してみてください。
関連記事：警備業の勤怠管理システムに必要な機能は？導入のメリットも解説！
ソニーのワンタッチ警備記録システム「パトログ」は、警備業務の効率化に効果的なシステムです。巡回ルートにカードを設置し、スマホでタッチ＆タップするだけで簡単に警備報告が完了。また、警備業務のさまざまな業務を効率化する、以下のような機能も搭載しています。
・スマホをICカードに「タッチ」するだけ簡単なユーザーインターフェース
・どんな場所にも設置可能。現場に必要なものはICカードだけ
・勤怠（上下番）報告、記録、管理など警備会社の手間を削減する勤怠管理システム
・クラウド上でデータ共有ができ、リアルタイムで状況を把握できる「リアルタイムモニタリング機能」
・管理者の負荷を軽減する「自動アラート機能」
データをクラウド上で共有でき、警備員の状況をリアルタイムで確認できるのもポイント。記録したデータを請求書や巡回報告などの作成に活用することも可能です。上下番などの警備業界向けの勤怠管理システムも搭載しており、勤怠（上下番）報告、記録、管理の手間を大幅に削減できます。勤怠管理を効率化したいという方は、導入も設置も運用も簡単な、ソニーのワンタッチ警備記録システム「パトログ」の導入をご検討ください。
製品情報：ワンタッチ警備記録システム パトログ
雇用形態・勤務形態・労働時間が従業員ごとに異なる警備業は、勤怠管理が複雑になりやすい職種のひとつです。今回ご紹介したように、警備業の勤怠管理の課題解決には、システム導入が効果的です。勤怠管理のミスを減らしたい……管理業務の負担を軽減したい……とお考えの方は、ぜひ勤怠管理システムの導入を検討してみてください。
