勤怠管理システムとは、自社の従業員が仕事を開始し終了するまでを記録する機能を持つシステムのことです。
かつてはタイムカードや電話報告で行われていた勤怠管理ですが、このようなシステムを導入することで、各従業員の出退勤管理が容易になり、どのような労働状況にあるのかを正しく把握することができます。
具体的には、出退勤のほか、遅刻・早退・欠勤、休憩時間・残業時間などを手持ちのスマートフォンやタブレットで記録し、これらのデータをデジタルで管理します。
勤怠管理システムを導入することで、これらの勤務記録の報告が簡単になるほか、管理者もデジタルデータとして、情報を一元管理できます。また、これらの情報を給与計算にも活かすことができ、バックオフィス業務全体を効率化する効果があります。
警備業に勤怠管理システムを導入することで、業務効率化や管理の正確性向上など、多くのメリットが得られます。以下に主な利点をご紹介します。
警備業向けの勤怠管理システムは、上下番報告に対応しており、従来の方法と比べて大幅な効率化が可能です。
従来は警備員が現場から警備会社の管制局に電話をかけて報告するのが一般的でした。この方法では報告に時間がかかる、電話がつながらないなどのデメリットがありました。
システムを導入することで、警備員はスマートフォンやタブレットから上番・下番を簡単に報告できるようになります。これにより、管理者の電話対応が減少し、業務負担が軽減されます。
警備業のシフト管理は複雑ですが、勤怠管理システムの導入で大幅に効率化できます。
警備の管理業務は、複数の従業員のシフト管理が難しく、アナログな方法ではミスが発生しやすい状況でした。また、警備業は雇用形態によって勤務時間が異なるため、管理がさらに複雑に。
警備業向けの勤怠管理システムを導入すると、各現場に合う条件と警備員の出勤予定や雇用形態などを自動で照合検索できるため、シフトが管理しやすくなります。また、勤務時間やシフトの情報をデジタルデータとして一元管理できるため、情報の検索や整理も簡単に行えます。
勤怠管理システムは給与管理機能も備えており、警備業特有の複雑な給与計算を効率化します。警備業は、その他の職種とは異なり、顧客や警備員によって日払い、週払い、月払いなど、締日や支払い日が異なります。
そのため、個別の給与計算が複雑になり、バックオフィスの業務負担が強くなっていました。また、このような事情から給与の計算ミスなども起こりやすくなっていました。
勤怠管理システムを導入することで、勤怠管理データをもとに自動計算ができるようになり、給与計算の工数を大幅に削減できるほか、手作業による計算ミスも減少します。
このように、勤怠管理システムを導入することで、警備業のバックオフィス業務を大幅に効率化できます。また、このほか以下のようなメリットも得られるでしょう。
・法令遵守の容易化: 正確な勤怠データにより、労働時間管理が適切に行えるようになる
・透明性の向上: リアルタイムで勤務状況を把握でき、管理の透明性が高まる
・業務の質の向上: 管理者が重要な業務に集中できるようになり、仕事の精度が向上
・不正防止: スマートフォンのGPS機能を活用することで、虚偽の報告を防げる
警備業に勤怠管理システムを導入することで、業務効率化だけでなく、管理の正確性向上や従業員の満足度向上など、多岐にわたるメリットが得られます。これにより、警備業務の質を高め、企業全体の生産性向上につながることが期待できます。
警備業の勤怠管理システムにはどのような機能が必要なのでしょうか？ここでは、業務効率化に欠かせない主な機能についてご紹介します。警備業向けの勤怠管理システムをお探しの方は、以下のような機能を搭載した製品を探してみてください。
警備業では、直行直帰のケースが珍しくありません。そのため、スマートフォンやタブレットを使用した打刻機能が欠かせません。
従業員は自身のスマートフォンやタブレットから、いつでもどこでも打刻が可能なため、事務所に寄らずに現場に直行し、そのまま退社できるため、働き方の柔軟性が向上します。また、電話での報告が不要となるため、管理者の業務負担も軽減できます。
スマートフォンやWebでの打刻が可能になると、電話や事務所へ行く手間を省くことができますが、警備員が実際に現場に到着しているのか否かがわかりにくくなります。
そこで重要なのが、GPS取得機能です。このような機能がある製品であれば、打刻時にGPSで現在地が取得でき、警備員が現場に到着したことを確認できます。不正な報告を防止し、勤務管理の透明性が向上します。
手作業による集計は時間がかかり、ミスも発生しやすいため、自動集計機能は必須です。勤務時間、残業時間、休憩時間などを自動で集計できる製品を選びましょう。
このような機能を搭載した製品を選ぶことで、人為的なミスを減少させ、正確な勤怠データを効率的に集めることができます。また、管理者の作業時間が大幅に削減され、業務効率が向上します。
警備業特有の複雑な勤務形態に対応する、勤怠管理機能を搭載した製品がおすすめです。複雑な警備員の勤務スケジュールを立案・変更する「シフト管理機能」などがあるとより便利。残業申請などが行える機能が搭載されているかどうかも確認しましょう。
現場のリアルタイムデータを取得・確認できる機能も、警備業の勤怠管理システムに欠かせません。
警備員の勤務状況をリアルタイムで把握できるほか、急な人員配置の変更や緊急時の対応が迅速に行うことができます。リアルタイムデータを取得・確認できることで、管理者は常に最新の情報を基に意思決定を行えるようになります。
レポ―ト機能は、勤務時間、残業時間、休暇取得状況などの詳細なレポートを自動生成してくれる機能です。データの可視化により、業務効率や人員配置の最適化、コンプライアンス遵守の状況を容易に確認できるようになります。
勤怠状況や業務効率を分析するためのレポート機能は、経営判断に重要な役割を果たすため、システムを選ぶ際には、このような機能を搭載した製品がおすすめです。
勤怠データと連動した給与計算機能は、管理業務の効率化に大きく貢献します。
勤怠データから自動で給与を計算できる製品を選ぶことで、手作業による計算ミスを防止し、正確な計算を迅速に行えるようになります。日払い、週払い、月払いなど、警備業特有の複雑な給与体系に対応した製品を選びましょう。
これらの機能を備えた勤怠管理システムを導入することで、警備業の業務効率が大幅に向上し、人件費の削減や管理の正確性向上につながります。
警備業に勤怠管理システムを導入する際は、いくつかの重要な注意点があります。これらのポイントを押さえることで、自社に合ったシステムを導入できます。
目的や課題が不明確なままでは、適切なシステムを選べない可能性があります。まず、勤怠管理でどのような問題が発生しているのか、どのような問題を解決したいのかを明確にしましょう。
例えば、「管理者の業務負担軽減」や「給与計算の効率化」など、具体的な目標を設定し、それに合った機能を搭載した製品を選ぶことが大切です。
次に、企業の規模や業務内容、目的や課題に合っているかどうかを確認しましょう。機能が過剰であったり、不足していたりすると、コストパフォーマンスの低下、期待した効果が得られないといった結果を招いてしまう可能性があります。また、警備業特有の勤務形態（夜勤、交代制など）に対応しているかも確認しましょう。
システムの操作性や使いやすさをチェックすることも大切です。管理者や警備員の中には、デジタルデバイスの操作に慣れていない方もいるでしょう。
操作性が悪く、わかりにくいシステムを選んでしまうと、操作に慣れるまで時間がかかってしまうほか、ミスが多くなってしまう可能性もあります。デモ版などで、導入前に操作性や使いやすさをチェックするのがおすすめです。
勤怠管理システムの料金形態には、買い切りタイプと月額タイプがあります。買い切り型の場合は、導入後に期待した効果が得られなくても、そのまま使い続ける必要があります。
サブスクリプション型と呼ばれる月額や定額の支払い形態であれば、その都度解約も可能なため、導入効果に合わせて継続か否かを判断できます。
勤怠管理システムには、自社でイチからシステムを構築するオンプレミス型と呼ばれるモデルと、アカウントを取得しインターネットを介してログインすることで利用が開始できるクラウド型があります。
クラウド型であれば、工事不要で簡単に始められるため、短期間で利用を開始できます。勤怠管理システムを選ぶ際には、導入のしやすさや導入までの期間もチェックしましょう。
ソニーのワンタッチ警備記録システム「パトログ」は、警備業務の効率化に効果的なシステムです。巡回ルートにカードを設置し、スマホでタッチ＆タップするだけで簡単に警備報告が完了。また、警備業務のさまざまな業務を効率化する、以下のような機能も搭載しています。
・スマホをICカードに「タッチ」するだけ簡単なユーザーインターフェース
・どんな場所にも設置可能。現場に必要なものはICカードだけ
・勤怠（上下番）報告、記録、管理など警備会社の手間を削減する勤怠管理システム
・クラウド上でデータ共有ができ、リアルタイムで状況を把握できる「リアルタイムモニタリング機能」
・管理者の負荷を軽減する「自動アラート機能」
データをクラウド上で共有でき、警備員の状況をリアルタイムで確認できるのもポイント。記録したデータを請求書や巡回報告などの作成に活用することも可能です。上下番などの警備業界向けの勤怠管理システムも搭載しており、勤怠（上下番）報告、記録、管理の手間を大幅に削減できます。勤怠管理の効率化を検討している方は、導入も設置も運用も簡単な、ソニーのワンタッチ警備記録システム「パトログ」の導入をご検討ください。
製品情報：ワンタッチ警備記録システム パトログ
勤怠管理システムは、警備業の複雑なバックオフィス業務を効率化する製品です。現場で働く警備員はもちろん、管理者の業務負担も大幅に軽減されます。ただ、自社の課題や目的に合った製品を選ばないと、期待したような効果が得られない可能性があるため、今回ご紹介した選び方のポイントに注意しましょう。
