大阪・関西万博の清掃員も活用！

東洋テックビルサービス株式会社は、公共施設、オフィスビル、商業施設、マンション等住居系建物、そして大学のキャンパスや病院まで対応できる体制を整えており、設備管理業務、清掃業務、機械警備や人による常駐警備、建設工事、プロパティマネジメント、不動産仲介など、建物に関わる全ての業務をワンストップで提供しております。

同社は、期間限定の大規模イベント「大阪万博」において、清掃スタッフの勤怠管理システムとして「パトログ」を採用しました。

もともとは警備業を想定して開発された「パトログ」ですが、その汎用性の高さから、さまざまな現場での活用が広がっています。「大規模イベント・複数のパートナー企業・大人数の清掃スタッフ」という、勤怠管理の複雑化が予想される今回のケースにおいて、パトログはどのように活用されているのでしょうか？

清掃スタッフ管理を担当する東洋テックビルサービス株式会社クリーンサービス部の皆さんに、導入に至った経緯や活用方法、今後の展望についてお聞きしました。

複雑な勤怠管理を効率化！
東洋テックビルサービスがパトログを導入した背景は？

――パトログ導入を検討しはじめた背景、当時抱えていた課題を教えてください。

大阪万博の清掃を担当することになったのがきっかけですね。

期間限定で9社のパートナー企業と協働することになったのですが、「複数のパートナー企業に所属する清掃スタッフが毎日入れ替わる」という現場の特性上、勤怠管理の複雑化が予想されました。

当社のスタッフだけであれば、既存の勤怠管理システムで問題ないのですが、他社スタッフが含まれるとそう簡単には行きません。

そこで、勤怠管理をシンプルにできるシステムの導入を検討しました。

――ほかの勤怠管理システムとパトログはどんな違いがあったのでしょう？

多くの勤怠管理システムは、スタッフの個人情報を登録する必要がありました。

9社分のスタッフを事前に登録するのは難しいですし、スタッフの増減も頻繁に発生するため、現場の変化に合わせて登録作業を行うのは現実的ではありません。

加えて、外国人のスタッフさんも多いため、個人情報の入力や確認がさらに複雑になります。既存のシステムではどうにもならず、一時は紙ベースでの管理を検討したほどでした。

――勤怠管理システムの導入にあたって、どのような機能を求めていましたか？

協力いただいている各社とは、「出勤人数と勤務時間をもとに給与計算を行い、その分をまとめてお支払いする」という取り決めになっていました。

そのため、求めていたのは「出勤人数と勤務時間だけを効率的に記録できる」シンプルなシステムです。できるだけ簡単に人数と時間だけを把握できればと考えていました。

――なるほど。そこで貴社の希望に合致したのがパトログだったのですね。

そうですね。パトログは、「スマホをカードにタッチするだけ」というシンプルな方法で、簡単に打刻人数と各スタッフの出退勤時間を把握できます。

個人情報の登録といった事前の準備も不要なため、パトログを導入することで、複雑な勤怠管理を大幅に効率化できると感じました。

シンプルな勤怠管理で大幅な業務効率化を実現！
パトログを導入した効果とは？

――現場では、パトログをどのように活用していますか？また、導入後の所感があれば教えてください。

大阪万博の会場にある詰所の棚に、A社用・B社用・C社用といった感じで会社別にカードを貼っています。打刻は、所属する会社のカードにスマホをかざすだけなので、誰でも簡単に行えます。

現状、管理側でもスタッフ側でもトラブルは発生しておらず、パトログを導入したことで勤怠管理を大幅に効率化できたと感じています。

――外国人のスタッフさんも多いとのことですが、打刻方法の説明などで困ったことはありませんでしたか？

「打刻方法が伝わらなかったらどうしよう……」といった不安がありましたが、みなさんスマホには慣れているので、直感的に使い方を把握してくれる印象です。

1日40～50名の清掃スタッフのうち、約1/3 が外国人スタッフなので、「国籍に関係なく使い方がわかる」という点も、パトログのメリットだと感じています。

――パトログ導入による具体的な効果を教えてください。

当初は紙での勤怠管理も想定していたため、アナログな勤怠管理にかかる工数やリソースを考えると、相当なコストカットにつながったと感じています。パトログを導入していないケースを考えると、少しゾッとしますね。

あと、スタッフの勤務時間をリアルタイムでチェックできる点も良いですね。例えば、体調不良で遅刻したスタッフに、「もし可能なら遅刻分を延長で補いますか？」といった提案がスムーズに行えます。

また、スタッフが遅刻した際、管理画面にアラートが表示されるのも便利です。アラートを確認した時点ですぐに報告・対応が行えるので、配置先の人員が足りないといったケースも即時に対応ができます。

――その他、導入してよかったと感じるポイントはありましたか？

勤怠記録をデータ化してエビデンスにできる点も良いですね。協力会社様から出退勤データを要請されるケースがあるのですが、エクセル（CSV）で勤怠記録を簡単に出力できるので、とても便利でした。

大規模イベント時の利便性を実感！
複雑化しやすい勤怠管理を効率化するパトログの魅力

――本日はありがとうございました。最後に、今後の展開やパトログに期待する点などがあれば教えてください。

最初にお話をしたように、勤怠管理にはさまざまな不安がありましたが、パトログを導入したことで「この方法であれば問題なく進められる」という感触を得ることができました。

大規模イベントへの参入は、今後も積極的に進めていければと考えているので、また同じような案件が発生した際はパトログにサポートしてもらいたいですね。