屋外勤務の勤怠管理とは？外勤・直行直帰でも正確に管理する方法

屋外での勤怠管理が発生する主な職種としては以下があります。

営業職は、屋外勤務の代表的な職種です。外回り営業では、会社に出社せずにそのまま顧客先へ向かう直行や、訪問先からそのまま帰宅する直帰が発生しやすくなります。オフィスに立ち寄らない働き方が多いため、出退勤の把握や勤務実態の確認が難しくなりやすいのが特徴です。

また、営業職は顧客訪問が中心の業務であるため、移動時間や商談時間を含めて、どこからどこまでを勤務時間として扱うかを明確にしておく必要があります。訪問件数が多い場合は、勤怠記録と活動記録をあわせて管理できる仕組みがあると、実態把握がしやすくなります。

警備巡回の業務では、施設や建物を定期的に見回りながら、安全確認や異常の有無を記録していきます。現場ごとに巡回地点が決まっており、打刻や巡回記録をその場で残す必要があるため、屋外勤務に適した勤怠管理が重要です。

また、警備業務は現場への直行直帰が多い職種でもあります。会社や事務所を経由せずに勤務を始めるケースが多いため、勤務開始・終了の記録方法を整えておかないと、管理が属人的になりやすくなります。

設備点検の業務では、建物設備やインフラ設備を確認するために、複数の施設や現場を訪問することが一般的です。1日に複数の訪問先を回ることも多く、オフィス勤務のように固定の場所で出退勤を記録するのが難しい職種といえます。

警備と同様に、設備点検も直行直帰になりやすい点が特徴です。現場ごとに作業時間や移動時間が異なるため、どのタイミングで勤怠を記録するかを統一しておかないと、労働時間の把握が難しくなります。

訪問サービスには、訪問介護、訪問メンテナンス、訪問販売、訪問サポートなど、利用者先や現場でサービスを提供する業務が含まれます。現場ごとに訪問時間や対応内容が異なるため、一般的なオフィス勤務以上に、実態に合った勤怠管理が必要です。

また、訪問サービスでは、どの現場で何時から何時まで対応したのかを明確にしておくことが重要です。勤怠記録だけでなく、現場ごとの対応履歴や作業実績も関わるため、現場で簡単に記録できる方法を取り入れることが、正確な管理につながります。

ご紹介したように、直行直帰が発生しやすい職種では、勤怠管理が複雑になりやすくなります。このようなケースで勤怠管理の負担を軽減するには、以下のようなポイントに注意する必要があります。

直行直帰の勤怠管理では、まず出勤・退勤の定義を明確にすることが大切です。

たとえば、自宅を出た時点を出勤とするのか、最初の訪問先に到着した時点を出勤とするのかで、労働時間の考え方は変わります。こうした基準が曖昧だと、現場ごとに認識がずれやすくなります。

また、訪問先までの移動時間をどう扱うかも重要です。移動が業務の一部といえる場合もあるため、会社として基準を整理し、従業員に共有しておきましょう。

屋外勤務では、誰がどの現場で働いていても、同じ方法で勤怠を記録できるようにしておくことが重要です。記録方法が人によって異なると、管理側で確認しにくくなり、入力漏れや申請ミスも起こりやすくなります。そのため、スマートフォン打刻やGPS打刻など、現場で記録しやすい方法を導入し、打刻タイミングも統一しておくことが有効です。

【直行直帰で統一したい主なルール】

屋外勤務では、勤怠データをリアルタイムで共有できる仕組みがあると、管理がしやすくなります。クラウド勤怠システムを活用すれば、現場で入力した出退勤データを管理者が遠隔で確認しやすくなり、勤務状況の可視化につながります。

また、リアルタイムで状況を把握できると、未打刻や勤務状況の確認も早めに行いやすくなります。集計作業の自動化にもつながるため、月末の確認負担を軽減しやすい点もメリットです。直行直帰が多い職場ほど、現場と管理者の間で情報をすぐ共有できる環境を整えることが重要です。

直行直帰が発生する屋外業務は、勤怠が複雑になりすいという特徴があります。
そのため、現場・本部の負荷を軽減するには、勤怠業務を効率化できるシステムやツールを導入するのが有効です。ここでは、勤怠管理システムを導入する際に確認しておきたいポイントを紹介します。

屋外勤怠管理システムは、現場で無理なく使えることが重要です。

操作が複雑だと、打刻漏れや入力ミスが起こりやすくなり、かえって運用負担が増えてしまいます。そのため、直感的な操作で出退勤を記録できる仕組みかどうかを確認する必要があります。数タップで打刻できるシンプルなツールであれば、忙しい現場でも使用しやすいでしょう。

また、ITに不慣れなスタッフでも迷わず使えるかどうかも大切です。誰でもすぐに使い方を理解できる画面設計であれば、現場への浸透を進めやすくなります。

屋外業務では、現場によって通信環境が異なるため、安定して利用できるかを事前に確認することが必要です。地下施設や建物内ではGPSが受信しにくいことがあり、場所によっては電波が弱くなるケースもあります。こうした環境でも記録しやすいかを見ておくことが重要です。

また、現場で記録した打刻データをクラウドへ自動同期できる仕組みがあると、管理者は勤怠状況を遠隔で確認しやすくなります。リアルタイムで情報共有しやすいかどうかは、屋外勤怠管理システムを選ぶうえで大切なポイントです。

システムやツールを選定する段階では、以下のようなポイントをチェックしておきましょう。

【通信環境で確認したいポイント】

• 巡回先や訪問先で安定して使えるか

• 建物内や地下でも記録しやすいか

• データをクラウドへ同期できるか

• 通信が不安定な場合の対応方法があるか

屋外勤怠管理では、本人が正しく打刻しているかを確認できる仕組みも重要です。出退勤の履歴を自動で記録できれば、過去の勤務状況を確認しやすくなり、勤怠管理の透明性向上につながります。

また、第三者による代理打刻を防ぐためには、位置情報や認証機能を組み合わせられるシステムが有効です。誰が、いつ、どこで打刻したのかを把握しやすくなるため、より正確な勤怠管理を行いやすくなります。

さらに、打刻や操作の履歴を残せる管理機能があれば、トラブルが起きたときにも確認しやすくなります。適正な勤怠管理を続けるためにも、不正防止と履歴管理の両方を確認しておくことが大切です。

屋外勤務の勤怠管理でよく使われる打刻方法にはいくつかの種類があります。ここでは、代表的な3つを紹介します。

スマートフォン打刻は、従業員がスマートフォンから出退勤を記録する方法です。

専用アプリやWebブラウザを使って打刻できるため、オフィスに戻らなくても勤怠を記録しやすい点が特徴です。営業や訪問業務など、外出先で勤務を始めたり終えたりする働き方と相性が良く、屋外勤務でも導入しやすい方法といえます。

また、普段使っているスマートフォンを活用できるため、専用機器を増やさずに運用しやすい点もメリットです。直行直帰が多い職場では、基本的な打刻方法として採用しやすい仕組みです。

GPS打刻は、スマートフォンの位置情報を使って出退勤を記録する方法です。

打刻した場所をあわせて確認できるため、どこで勤務を開始・終了したのかを把握しやすくなります。屋外勤務では、オフィス以外の場所で働くことが多いため、勤務実態を見える化しやすい点が大きな特徴です。

また、打刻場所の記録が残ることで、不正打刻の防止にも役立ちます。特に、外勤営業や訪問サービスのように、訪問先や移動先で勤務が発生する業務では、実際の勤務場所を把握しやすい方法として導入されやすくなります。

ICカード・NFC打刻は、現場に設置したカードやタグをスマートフォンで読み取って打刻する方法です。指定された場所で打刻できるため、巡回や点検の実施確認と勤怠記録をあわせて管理しやすい点が特徴です。

この方法は、警備巡回や施設管理、設備点検など、決められた場所を訪問して業務を行う働き方と相性が良い仕組みです。どの地点で打刻したかを確認しやすいため、巡回漏れの防止や勤務確認にも活用しやすくなります。

屋外勤務の勤怠管理では、業務内容や現場環境に合った打刻方法を選ぶことが重要です。
特に、巡回業務や設備点検のように、決められた場所で確実に記録を残したい現場では、ICカードなどを活用した打刻方法が適しているといえるでしょう。現場での使いやすさや記録の確実性を重視する場合は、こうした仕組みに対応したサービスを検討してみてください。

パトログは、現場に設置されたICカードにスマホをタッチして出退勤（上下番）や巡回の記録がワンタッチでできるシステムです。データはクラウド上で共有でき、現場の警備員やスタッフの状況がリアルタイムで確認できるほか、データを請求書や巡回報告などの作成に活用することも可能です。

現場に必要なものはICカードだけ！どんな場所にも設置可能

ICカードは電源や設置工事が不要なので、工事現場をはじめとした屋外警備や、バスのような公共交通機関内の安全確認など、どんな場所にも設置できます。複製しにくいICカードを用いており、また個人情報など、重要なセキュリティ情報は記録されていないため、万が一の紛失/盗難にも安心です。

スマホをICカードに「タッチ」するだけ簡単ユーザーインターフェース

現場の警備員やスタッフは、警備設備や巡回拠点に設置されているICカードに、スマホをタッチするだけで出退勤（上下番）や巡回の記録が可能。管理者は、リアルタイムに現場の状況が確認可能です。

本部の手間を削減

出退勤（上下番）、巡回連絡の電話対応や、報告内容の書類への転記、管理といった作業の手間を削減できます。

このほか、本部の負荷を軽減する以下のような機能も搭載されています。

• リアルタイムモニタリング機能

• 自動アラート機能

• 画面表示内容はノーコードでかんたん作成

このように、パトログを導入することで、記録の収集、電話確認、記録の転記などの煩わしい業務から解放されます。マンション・ビル管理のチェック作業をペーパーレス化したい方は、ぜひ以下からパトログの詳細をチェックしてみてください。

▼必要なのは、スマホとカードだけ　ワンタッチで出退勤、巡回記録　パトログ

製品情報の詳細はこちら

屋外勤務の勤怠管理では、直行直帰や複数現場への訪問に対応できるルール整備と、現場で使いやすい打刻方法の導入が重要です。

スマートフォンやクラウド、ICカードなどを活用すれば、正確な記録とリアルタイム共有がしやすくなります。屋外勤怠の負担軽減を考えられている方は、今回ご紹介した内容を参考に、現場に合ったシステムの導入を検討してみてください。