ホテリングは、フリーアドレスを導入中のオフィスに出社する際、事前に席を予約・確保してから利用するシステムを指します。
ホテリングは以下の3つを目的として導入されています。
● 事前に座席を予約したい
● オフィスを柔軟に活用したい
● 省スペース化しコストダウンを図りたい
ホテリングを導入することで、以下のようなメリットが得られます。
4つのメリットをそれぞれ詳しく解説します。
ホテリングは座席を事前に予約しておくので、
● 誰が出社しているのか、誰が在宅勤務なのか
● 誰がどの座席を利用しているか
といったことを簡単に把握できます。
フレキシブルなワークスタイルで起こりやすい勤怠管理の問題も、ホテリングを導入することで改善します。
ホテリングの運用は基本的に、在籍している社員よりも少ない座席数を用意します。
従来の働き方と比べて座席数が減るので、その分オフィスのスペースを有効活用することができます。
オフィスを柔軟に改善することで、社員のやる気や満足度を高めることも期待できます。
（空いたスペースの活用例）
● 音漏れに配慮したミーティングスペース
● 社員の満足度UPが見込めるカフェスペース
● ひとりで集中したい時用の静かな空間
ホテリングを導入することで、空いたスペース分の賃料や、使用頻度が低いエリアの光熱費など、コストを抑えることができます。
座席を予約する際、席の埋まり具合を事前に把握することが可能です。
出社する予定がある時は、混雑状況を確認し、密にならないよう席の調整を行えます。
さまざまなメリットを生み出してくれるホテリングですが、ただ導入すれば良いというわけではありません。
この章では、効果的にホテリングを導入するためのポイントを解説します。
色々な会社から、座席予約システムが提供されています。
自社に最適なシステムを選ぶため、注目したいポイントは以下の通りです。
● シンプルで簡単な操作ができる
● 在席状況がリアルタイムで分かる
● 在席履歴が閲覧できる
● 企業側の管理がしやすい
● コストパフォーマンスが良い
ホテリングをはじめとする、席を自由に選択するワークスタイルで起こりやすいのが、席の固定化です。
せっかくホテリングを導入しても、社員が上手く活用できなければ、メリットも感じづらくなります。
「◯日以上同じ席を利用しない」などの運用ルールを整備して、対策を講じておくと良いでしょう。
この章では、ホテリング導入に向いている企業の特徴を説明します。
自社にマッチするかどうかを考えながら、読み進めてみてください。
リモートワークは、ホテリングの前提となる「オフィス内外を問わずに仕事ができる状態」をクリアしています。
（どこでも仕事に取り組める条件の例）
● 社員1人に対し、1台以上のモバイル端末を支給している
● オンラインで活用するビジネスツールが整っている
● ペーパーレス化が進んでいる
「リモートワークなんてしたことない」というような、1から環境を整備しなければならない企業よりは、リモートワークが普及している企業の方が、スムーズにホテリングを導入できます。
ホテリングの運用下では、自席がなく、座席は共有物となります。
規模が大きな会社だと、顔も部署も知らない社員と近くに座って仕事をすることもあるでしょう。
顔見知りでない人との接点が増える分、部外者の侵入を見落としてしまう可能性も高まります。
情報や財産を保護するため、普段からオフィスへの入退室を管理するなどのセキュリティ対策が求められます。
ホテリング導入の流れを6つのフェーズに分けて解説します。
スムーズに、そして効果的にホテリングを導入するための参考にしてください。
目的の設定は、ホテリングの効果を最大限に発揮するために必要なステップです。
● なんのためにホテリングを導入するのか
● ホテリングからどのようなメリットを得たいのか
など、自社の現状や課題と照らし合わせ、目的を言語化しておきましょう。
それぞれの仕事内容によって、ホテリングに向いているかどうかは異なります。
適正のある職種や部署、チームを把握し、ホテリングの対象者を決めましょう。
（適性がある例）
● 座席の使用頻度が少ない営業、マーケティング、コンサルタント
● どこでも仕事ができるクリエイティブ系、プログラマー
目的と対象者が決まれば、次はホテリングに対応するための環境整備です。
備品
対象者数を参考に必要な座席数を決定し、デスクやチェアなどの備品を用意します。
この時、今後もレイアウト変更がしやすいように、キャスター付きのものや、人数の増減に対応できるタイプを選ぶと良いでしょう。
モバイル端末
ノートパソコン、モニター、タブレット、スマートフォンなど、オフィス内外を問わず仕事をするためのモバイル端末の準備も必要です。
同時に、どこにいても社内システムにアクセスできる環境整備にも着手しましょう。
座席管理システムの導入
ホテリングの運用をスムーズに行うために、
● どこからでも予約できる
● リアルタイムの座席情報を把握できる
● 利用状況をデータとして蓄積できる
などの機能を備えたシステムを導入しましょう。
ホテリングの効果を最大限に発揮するために、運用ルールは明確にしておきます。
ある日突然「明日から出社する際は座席の予約が必要です」とおおまかな内容を指示しても、社員に戸惑いを与えてしまいます。
同じ席を利用する上限日数や、帰宅時の荷物の扱い、固定電話の取り次ぎ方法など、運用ルールを明文化しておく必要があります。
また、事前に説明会を開催したり、いつでもルールを閲覧できるようにするなど、社内にルールを浸透させておくことも、スムーズな導入につながります。
ホテリングを導入する際、自社に最適な座席管理システムを導入することが大切です。
● システムの操作は簡単だと嬉しい
● 座席状況をリアルタイムで把握したい
● 誰がどこに座っていたかの履歴を閲覧したい
● 企業側の管理を容易にしたい
● コストパフォーマンスが良い
こうしたニーズに応えるのが、ソニー株式会社「座席管理ソリューションSEATouch」です。
カードにタッチするだけの簡単登録など、ホテリングの導入・運用をサポートします。
SEATouchのカタログやお役立ち資料は以下からご覧いただけます。
ソニー株式会社 | FeliCa | 座席管理ソリューションSEATouch
この記事では、ホテリングの基礎知識や導入の手順、成功のポイントについて解説しました。
ホテリングの導入は、座席確保の不安解消やコストダウンなど、現代社会に必要なメリットを生み出します。
一方、導入を成功させるためには、事前準備や環境整備が欠かせません。
ホテリングの効果を最大限に得るため、最適な座席管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。