空いてる席を自由に選択して仕事をするスタイルのことをいいます。
自席を持たないため、ノートパソコンなどのモバイル端末を活用して、図書館やカフェのように好きな席を選びます。
フリーアドレスには次の2つのパターンがあります。
完全フリーアドレス
全ての座席をフリー化する運用方法です。
全社員が好きな席を選べるため、現状とはまた異なる、新たなコミュニケーションの発生や人間関係の構築が期待できます。
グループアドレス
職種やチームごとに指定されたエリアの中で、自由に空席を選択する運用方法です。
仕事内容に関係するメンバーが近くにいるので、毎日座る席が違うという新鮮さを保ちつつ、仕事の連携も上手く取ることができます。
フリーアドレスを導入することで得られるメリットを4つ紹介します。
職種や立場が異なる社員と接する機会が増えるため、新しい発想が生まれたり、情報の交換を行うことができます。
新しいコミュニケーションが生まれることで、社員同士の関係性も深まることが期待されます。
また、円滑な人間関係は、生産性やモチベーションの向上にもつながります。
フリーアドレスの運用下では、社員がその日の仕事内容や気分に適する座席と環境を選ぶことができます。
「自由に席を選ぶ」ただそれだけですが、仕事に対する自律的な姿勢を育むきっかけとなります。
新しい部署の設置や、プロジェクトメンバーの増減など、組織・人数の変更に対応しやすくなります。
人数の増減に合わせて席を動かしたり、ミーティングのたびに部屋を移動するなどの時間と手間を省くことができます。
フリーアドレスを実施すると、全社員分の席を用意する必要がなくなります。
従来の働き方よりも使用するスペースが少なくなるため、デスクやチェアなどの備品にかかる費用だけでなく、空いたスペースの賃料もカットすることができます。
また、空いたスペースをミーティングや休憩などのスペースに活用できるため、ここでも新たなコミュニケーションの発生やアイデアの創造が期待できます。
空いたスペースをミーティングや休憩などのスペースに活用できるため、新たなコミュニケーションの発生やアイデアの創造が期待できます。
また、従来の働き方よりも使用するスペースが少なくなるため、デスクやチェアなどの備品にかかる費用だけでなく、空いたスペースの賃料もカットすることができます。
フリーアドレスの導入には課題もあります。
マイナス面も押さえた上で、自社に適しているかを検討しましょう。
前章でメリットとしてコミュニケーションの活性化を紹介しましたが、一方でストレスの原因となる可能性もあります。
1人で集中したい時に周りの話し声が気になってしまったり、普段接点のない社員が近くにいることでストレスを感じてしまう人もいるでしょう。
こうしたデメリットは、静かなブースや個室を用意するなど、ひとりで集中できる環境を整備することで解決できます。
フリーアドレスを取り入れる際、どうしても導入コストが発生してしまいます。
効果的にフリーアドレスを運用すれば、長期的には大きなコスト削減につながる場合もあります。
導入する目的や規模に合わせて、計画的な準備を行うようにしましょう。
（導入コストの例）
● 持ち運び可能なモバイル端末の貸与
● オフィス内のレイアウト変更
● 荷物を管理するためのロッカー導入
社員が好きな席に散らばって仕事に取り組むので、誰がどこにいるのかを把握しづらくなったり、チーム内の連携が薄れてしまう可能性があります。
このようなデメリットには、ビジネス向けチャットツールや、座席管理システムを活用することで対応しましょう。
従来の固定席とは異なり、他の社員とデスクなどの備品を共有することになります。
そのため、パソコンや資料など、個々の荷物を毎回持ち運ぶ手間が発生します。
荷物を簡単に保管できるロッカーを設置するなど、社員の負担を軽減する対策も大切です。
フリーアドレスの導入にも向き不向きがあります。
ご自身の会社と照らし合わせて、フリーアドレスに向いているかどうかを確認してみてください。
在席率が低い
自席の使用頻度が少なかったり、リモートワークでも仕事ができる職種は、フリーアドレスのメリットを実感しやすい傾向にあります。
（例）
● オフィス外にいることが多い営業職
● オフィス内の移動が多いマーケティングやコンサルタント
● どこにいても仕事がしやすいクリエイティブ系やプログラマー
部署をまたいで協力する仕事が多い
部署をまたいだプロジェクトが多い企業は、フリーアドレスとの親和性が高いです。
必要に応じ、関係するメンバーで固まって座ることもできるので、よりスムーズに仕事を進めることができます。
働き方改革に積極的
業務のデジタル化・クラウド化や、時間と場所を自由に選べる働き方など、「働きやすい企業」を目指す企業にとって、フリーアドレスは有効な手段です。
また、社内のコミュニケーションを促進したり、オフィスを省スペース化したいという場合も、フリーアドレスの導入を検討すると良いでしょう。
在席率が高い
自席にいることが多い組織の場合、ほぼ全員分の席を確保しておく必要があります。
活用する空きスペースも生まれないため、こうした企業はフリーアドレスによる変化やメリットを感じにくいでしょう。
（例）
● IT化が進んでおらず、紙ベースで仕事を進めている
● セキュリティ対策が必要な経理や人事
● 固定席に測定機器など専門の機械を設置することが多い
ハードウェアエンジニア
機密情報を扱っている
漏洩厳禁の情報を扱う企業も、セキュリティの観点から、不特定多数の社員と隣り合うフリーアドレスには向いていません。
ただし、機密情報を扱う部署のみを固定の席にするなど、部分的にフリーアドレスを導入することは可能です。
フリーアドレスを導入する手順を解説します。
成功させるためのポイントも一緒に紹介しているので、参考にしてください。
最初のステップは、フリーアドレスを導入する目的の設定です。
（例）
● フリーアドレスからどのようなメリットを得たいのか
● 社内をどのように変化させたいか
● 将来的な会社のビジョン
まずは、職種ごとの特性を調査し、完全フリーアドレス化するか、グループアドレス化するか、一部の部署のみで導入するかなどを決定します。
次に、部署や時間帯ごとの在席率から必要な座席数を決定し、適切なレイアウトを考えます。
成功のポイントは、ひとりで集中するためのスペースも用意することです。
その日の気分や体調、仕事の内容に合わせて環境を選べるレイアウトを設計するようにしましょう。
備品の準備
決定した座席数から、デスクやチェアなどの備品を用意します。
この時、レイアウト変更がしやすいキャスター付きのものや、人数の増減に対応できるタイプを選ぶと良いでしょう。
ノートパソコンやタブレットなど、時間と場所にとらわれずに仕事ができるモバイル端末の準備も必要です。
ツールの活用
フリーアドレスの懸念点として、社員の管理が難しくなることや、誰がどこにいるかが分かりづらいといったことが挙げられました。
その点を解消するために、ビジネス向けチャットなどのアプリや、座席管理システムを活用しましょう。
唐突に「自由に席を選んでください」と言われても、社員は制度を上手く活用できません。
同じ席を利用する上限日数や、帰宅時の荷物の扱い、固定電話の取り次ぎ方法など、運用ルールを明確にしておく必要があります。
説明会を開催したり、いつでもルールを閲覧できるようにするなど、社内にルールを浸透させておくことも、スムーズな導入につながります。
最後のステップは、トライアル運用の実施です。
短期間で良し悪しは分からないので、数週間〜数ヶ月程度のまとまった期間を設定します。
実施前に、従来のものからフリーアドレス用のレイアウトに変更することも忘れないようにしましょう。
期間中は、ルールに従って運用されているか、社員の反応はどうか、などをチェックします。
トライアル期間が終了したのち、社員から感想や意見を集めます。
社員の反応を精査し、運用方法の改良を経てから本格的な導入へと移行します。
フリーアドレスを導入する際、適切に社員の管理を行えるよう、座席管理システムを活用することが推奨されます。
● 誰がどこに座っているのかをリアルタイムで把握したい
● 座席が確保できるか不安なので、事前に席を予約するシステムが欲しい
● 座席管理などのツールはシンプルな操作だと嬉しい
こうしたニーズに応えるのが、ソニー株式会社「座席管理ソリューションSEATouch」です。
カードにタッチするだけの簡単登録など、フリーアドレスの導入・運用をサポートします。
SEATouchのカタログやお役立ち資料は以下からご覧いただけます。
ソニー株式会社 | FeliCa | 座席管理ソリューションSEATouch
この記事では、フリーアドレスの基礎知識や導入の手順、成功のポイントについて解説しました。
フリーアドレスを導入することで、コミュニケーションの活性化やオフィススペースの有効活用など様々なメリットを得ることができます。
一方、効果的に導入するためには、事前の計画や環境整備が欠かせません。
フリーアドレスを成功させるために、ビジネス向けチャットツールや、座席管理システムなどの利用を検討してみてはいかがでしょうか。