まずは、社内コミュニケーションを活性化させる効果についておさらいしておきましょう。
職場での人間関係が悪化すると、ストレスが蓄積し、モチベーションが低下する原因になります。特にコミュニケーション不足により孤独感を抱き、相談しづらい環境になると、最悪の場合、離職につながることもあります。
逆に従業員同士のコミュニケーションが増えることで、良好な人間関係を築きやすくなり、働きやすい環境が整います。孤独を感じる機会が減り、上司や同僚に悩みを相談しやすくなることで、社員が安心して働ける環境が整い、長期的な定着率の向上につながります。
コミュニケーションが不足すると、情報共有が滞り、業務の遅延やミスが発生しやすくなります。また、チーム間や部署間の連携がスムーズにいかず、作業の重複や無駄な手戻りが発生することもあります。特にリモートワーク環境では、情報共有が不足すると、意思決定のスピードが遅くなってしまいます。
社内コミュニケーションの活性化によって情報共有がスムーズになると、チーム全体で課題や進捗状況を把握しやすくなり、業務の効率化や生産性の向上につながります。また、意見交換の場が増えることで、新しいアイデアやイノベーションが生まれやすくなるという効果もあります。
エンゲージメントとは、従業員が会社に対して持つ愛着や貢献意欲のことです。社内コミュニケーションが不足すると、働く目的や会社として向かう方向性の共有できず、エンゲージメントが低下。その結果、この会社で働く理由が薄れてしまい、離職につながりやすくなります。
社内コミュニケーションが活性化すると、従業員同士の価値観や考えを理解しやすくなり、チームの結束力が強まります。さらに、上下のコミュニケーションが活性化すると、会社のミッションやヴィジョンが社員に浸透し、組織としての団結力も高めることもできます。会社の成長を自分ごととして捉えることができるようになるため、エンゲージメントが高まるほか、仕事へのモチベーションも向上します。
社内コミュニケーションを活性化させることで、このような効果が得られます。ただ、一度停滞してしまったコミュニケーションを活性化させるのは簡単ではなく、複数の施策を継続的に行う必要があります。以下で、社内コミュニケーションの活性化に効果的な施策を紹介するので参考にしてみてください。
社内コミュニケーションの活性化に効果的な施策事例8選をご紹介します。
社内報は、さまざまな企業で導入されている、コミュニケーション活性化の施策のひとつです。簡単に説明すると、社内の出来事や連絡事項を全従業員に向けて広報する媒体のことで、コンテンツの内容は基本的に自由。
かつては紙媒体で従業員に配布する形でしたが、近年では社内ネットワークで閲覧できるWebマガジンや社内SNSが活用されるケースが増えています。また、メルマガのような形式で送付されることもあります。
従業員同士が語り合える共通のコンテンツになるほか、他部署や経営層など、関わりが少ない部門の取り組みや活動が理解でき、組織に対する所属意識の向上といった効果も期待できます。
1on1は、社内の人間同士、主に上司と部下間で1対1のミーティングを行うことを指します。直接顔を見合わせて行う場合もあれば、ビデオ会話を用いて行われることもあります。
目標の進捗状況のすり合わせに使用するケース、気になることや直近の悩みをざっくばらんに語り合うケースなど、MTGの題材はさまざまです。
上司は「部下の状況を把握し、適切なフィードバックやアドバイスを提供できる」、部下は「些細な悩みも相談しやすく、大きな問題から小さな問題まで解決の機会になる」など、上下間の信頼関係の構築が進み、心理的安全性の向上につながります。
従業員が昼食時あるいは夕食時に利用できる食堂やBarのことです。ランチタイムやちょっとした休憩、業務後などの時間を使って、食事をしたり、コーヒーやお酒を飲んだりしながら、従業員同士の親睦を深めることができます。
食堂やBarを作り、専属のスタッフを雇う必要があるため、コストがかかりますが、従業員同士の関係が深めやすくなります。
また、「部署や役職を超えた交流ができる」「社内の人脈形成が進み、業務の協力関係がスムーズになる」といった効果も。
社内SNSやグループウェアとは、組織内のネットワークからアクセスできる情報共有や交流のためのツールです。運用ルールは企業によってさまざまですが、主に仕事関係の情報や出来事をアップすることが多いです。
また、個別にメッセージを送れる機能を搭載したタイプもあり、仕事で一緒になる他部署の方にあいさつしたり、ランチなどに誘ったりといった使い方もできます。一方通行の情報発信となる社内報に対して、社内SNSやグループウェアは、双方向的にやりとりできるのが特徴です。
運動会・ボウリング・カラオケ・釣り・キャンプなど、さまざまなイベントやレクリエーションを通して交流を深める方法です。
映画・読書・登山・旅行などなど、多種多様な形式がイベントを考えることができます。イベントやレクリエーションへの参加を通して、自然と親睦を深めることができるので、チームワークの向上につながり、協力しやすい環境を作ることができます。
合宿研修は、スキルアップのほか、社員同士の交流やコミュニケーションの活性化を目的とした研修です。１日で終わるものから、宿泊を伴うものまで、さまざまなパターンがあるのが特徴。新卒採用の研修など、新人研修として開かれることが多い施策です。
チームを組んで特定のミッションをクリアするなど、ゲーム形式で行うものが多く、短期間で従業員同士の信頼関係を深めることができるほか、協調性を養う効果も期待できます。研修内容の設定が難しいため、専門業者の協力してもらうケースも多々あります。
シャッフルランチとは、普段の業務で関わりのない社員同士がグループになってランチをする制度のことです。他部署の従業員との親睦が深まり、社内での交友関係が広がります。ランチのみのため、気軽に参加できるのが特徴で、比較的導入しやすい施策といえるでしょう。
オフィスレイアウトやデスク運用の方法を変更し、コミュニケーションがしやすい環境を構築する方法です。
対向型やクロス型など、従業員同士が話しやすいレイアウトを採用したり、フリーアドレスを採用して席や動線に流動化を持たせたり、コミュニケーションの活性化を目的にレイアウトとデスク運用を設定することで、コミュニケーションが生まれやすい環境を構築できます。
ただ、席が固定化しないように流動化を促すルールを設定したり、「誰がどこに座っているかわからない」といったトラブルが起きないように管理方法を考えたり、運用方法を工夫することが大切です。オフィスレイアウトやデスク運用を変更する場合は、座席管理の方法に注意しましょう。
このように、社内コミュニケーションを活性化する施策にはさまざまな種類があります。導入コストや課題に合わせて、会社に合った施策を選んでみてください。
コミュニケーション活性化の施策を行う際には、以下のようなポイントに注意して施策を選ぶようにしましょう。
社内コミュニケーションを強化するにあたり、まずは「何が課題なのか？」「どのような状態が理想なのか？」を明確にすることが必要です。
「部署間の情報共有が不足している」「リモートワークで社員同士の関係性が希薄になっている」など、まずは課題を言語化して明確にします。課題が明確になれば、情報共有が課題なら社内SNSの活用、チームビルディングが必要なら社内イベントの実施など、施策の選定がスムーズになります。
目的が明確でないと施策の実施だけで終わってしまい、効果が得られない可能性が高くなります。そのため、まずは解決したい課題や目的を明確にしましょう。
実際に施策を決定する前に、従業員の意見をヒアリングし、現場のリアルな声を取り入れることが大切です。
コミュニケーションが不足していると感じる場面や、改善してほしい点をヒアリングし、それに合わせて、カジュアルな交流の場や勉強会などの施策を決定します。また、従業員にアイデアを聞いてみて、それを具体化するのもよいでしょう。従業員が関与した施策は、実施後の満足度が高くなり、参加もしやすくなるという効果もあります。
また、実施する際は、社内報や社内SNSなどを活用して周知を徹底することが大切です。
社内コミュニケーション施策を実施する際、従業員にとって負担にならないよう配慮することが重要です。特に、強制的な参加になっていないか注意しましょう。
コミュニケーションの活性化を目的とした施策は、自主的な参加でなければ積極性が生まれず、施策全体の士気も下がってしまう可能性があります。また、エンゲージメントの低下につながる可能性もあるため、負担を軽減しつつ、いやいや参加している従業員が出ないように注意しましょう。
最初の施策は、1on1やランチ会など、比較的軽めのものから始めるとよいでしょう。
社内コミュニケーション施策は、同じものを繰り返すだけではマンネリ化し、効果が低下する可能性があります。継続する施策は行いつつ、イベント系の施策は毎回内容を変えるなど、変化をつけて従業員の意欲が低下しないように注意しましょう。
また、施策の内容を改善したり、従業員の意見を次の施策につなげたり、振り返りの機会を設けるようにしましょう。
ソニーのSEATouchは、座席に設置したカードに、スマートフォンでタッチすれば座席登録ができる、シンプルな座席管理ソリューションです。届いたカードをデスクに設置するだけで始められ、アプリのダウンロードも不要なため、複雑な設定なしでかんたんに導入できます。また、フリーアドレス導入時の課題を解決する以下のような機能も搭載しています。
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など
管理者画面には座席使用率の可視化機能や在席履歴の出力機能が備わっており、管理業務の効率化に貢献します。料金体系はスモールスタートが可能な「座席課金」のため導入の拡大・縮小にも対応。コミュニケーションの活性化を目的に、フリーアドレスの導入を検討している方は、ぜひSEATouchの導入も検討してみてください。
社内のコミュニケーション不足は、従業員のモチベーションや業務生産性の低下など、企業活動にさまざまな悪影響を及ぼします。また、離職率の増加などの深刻な状態に陥ってしまう可能性もあるため、できるだけ早めに改善することが重要です。社内のコミュニケーションに課題を感じている方は、今回ご紹介した内容を参考に、コミュニケーションの活性化の施策を導入してみてください。
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