フリーアドレスが苦痛になる理由としては以下があります。
フリーアドレスは固定席がないため、出社時に席を探す必要があります。「遅い時間に出社すると席がないのでは？」「座ろうとしていた席が空いていないかも……」など、席選びに不安を感じる従業員も少なくありません。また、出社後すぐに仕事をはじめられないことにストレスを感じてしまう従業員も多いようです。
フリーアドレスはどこにでも座れる自由度が魅力ですが、毎回座る場所が変わるため、誰がどこに座っているのかを把握できません。そのため、「人を探すプロセスがめんどう」「業務の相談がすぐにできない」といったストレスを感じている人も少なくありません。
フリーアドレスは、個人専用の引き出しや収納スペースがないため、毎回荷物を出したり広げたりする必要があります。業務後は「すべての道具を片付ける」、出社時は「パソコン・文具・書類・メモ・付箋などを出社時に広げる」といった工程が発生し、通勤時の荷物も増えてしまいます。
場所やとなりに座る人が頻繁に変わることで、環境が安定せず、ストレスを感じてしまう方も多いようです。特に、初対面が苦手な方は、ストレスや緊張によって集中力が削がれ、業務に支障をきたしてしまうケースも発生しています。
フリーアドレスは、仲の良いメンバー同士が固まりやすく、孤立する従業員が出やすくなります。孤立した従業員が疎外感や孤独感を覚え、業務時間がストレスになってしまうケースがあります。また、グループの雑談が気になり、仕事に集中できなくなることも。
前にデスクを使った従業員が、ゴミや荷物を残していくこともあります。見つけた人がゴミや荷物を片付ける必要があり、次の利用者に不快感やストレスを与えてしまいます。
このように、さまざまな原因でフリーアドレスを苦痛に感じる従業員が発生します。では、なぜこのようなトラブルが発生するのでしょうか？次の項目では、フリーアドレスで発生するトラブルの原因について解説します。
フリーアドレスのトラブルは、主に以下のような原因で発生すると考えられます。
フリーアドレスを導入する際、業務内容に応じた座席選びができる環境が整備されていないと、従業員がストレスを感じやすくなります。
「集中したい人向けの席」「ミーティングがしやすい席」「リラックスできるエリア」 など、業務内容や従業員の希望に応じたゾーニングができていないと、働きにくい環境になりやすいといえるでしょう。コンセントの不足・Wi-Fiの接続不良・騒音などの環境面の問題もトラブルの原因になります。
フリーアドレス導入の目的が従業員に伝わっていないと、従業員が「なぜ席が固定ではなくなったのか？」と疑問に感じ、フリーアドレスの活用やルール厳守の意識が低くなり、秩序を保てなくなることがあります。
また、共有物の管理・清掃ルール・席の確保方法など、運用ルールが曖昧な場合もトラブルが起きやすく、上述したようなストレスにつながります。
フリーアドレスは、導入後の運用状況を定期的に把握し、必要な改善を行わないと、不満が蓄積しやすくなります。従業員が使いづらいと感じていても、管理側がその声を拾い上げられていないと、トラブルの解決が進みません。
フリーアドレスに伴うトラブルやストレスを解消するには、定期的なフィードバックの収集と、スピーディーな改善アクションが必要です。
「出社時に席を探す必要がある」「誰がどこに座っているかわからない」といったストレスは、適切な座席管理ツールを導入することで解決できることがほとんどです。
フリーアドレスは自由度が高い分、管理が複雑になりやすいため、快適にデスクを使ってもらうためには、利用率の確認や席予約が行える、使いやすい座席管理ツールの導入が重要。アナログな管理方法や不適切な座席管理ツールがトラブルの原因になっている可能性もあります。
フリーアドレスは、オフィスの有効活用や柔軟な働き方を推進する制度ですが、従業員にとっては「毎回の席探しがめんどう」「落ち着いて業務ができない」などの苦痛を感じることもあります。
そのため、フリーアドレスを快適に利用してもらうためには、適切な環境整備や運用ルールの設定が欠かせません。ここでは、従業員の負担を軽減し、フリーアドレスをより快適にするための対策を紹介します。
フリーアドレスを導入する際には、すべての席を同じ環境にするのではなく、業務内容や従業員のニーズに応じてゾーニングを行うことが重要です。
例えば、集中して作業をしたい人と、チームでディスカッションをしながら仕事を進めたい人では、適した席の環境が異なります。そのため、オフィス内に以下のようなスペースを設けると、不満が生じにくくなります。
・静かに集中できるカウンタースペース：周囲の雑音を最小限に抑え、個人作業に適したエリア
・会話やディスカッションが可能なエリア：グループワークやチームミーティングがしやすいスペース
・テレビ会議やオンラインミーティング向けのスペース：周囲の音を気にせず会議ができるブース型の座席
このように用途ごとに席を分けることで、業務に適した環境を選べるようになり、ストレスを軽減できるようになります。
フリーアドレスでは、個人用の固定デスクがないため、従業員はパソコンや文具、書類などを毎回持ち運ばなければなりません。これが負担になり、フリーアドレスに対する不満が増加してしまうことがあります。
この対策には、オフィス内に荷物を収納できるスペースを設けることが効果的です。具体的には、次のような方法が考えられます。
・個人ロッカーの設置：鍵付きのロッカーを用意し、社員が業務用の荷物を保管できるようにする
・共有の収納スペースを確保：頻繁に使うアイテムを共用スペースに収納し、個人で持ち運ぶ負担を減らす
特に鍵付きロッカーを導入すると、セキュリティ面でも安心感が増し、個人情報や機密資料の管理もしやすくなるため、従業員の不安を軽減できます。
フリーアドレスは、ルールが不明確だと席の固定化やデスクの散らかりなどが発生しやすくなるため、一定のルールを設けることが重要です。特に以下のようなポイントを明確にすることで、トラブルを防ぐことができます。
・席の選び方のルールを設定する
「席の確保は業務開始30分前までに行う」「長時間離席する場合は、席を開放する」など
・デスクの片付けルールを周知する
「使用後は必ず荷物を持ち帰り、ゴミを片付ける」「次に使う人が快適に使える状態を維持する」など
・共有物やスペースの管理ルールを明確にする
「資料や備品は共用エリアに戻す」「長時間使用しない場合は、共有物を他の人に譲る」など
ルールを決めるだけでなく、オフィス内の掲示や定期的な周知を行い、社内に浸透させることが重要です。
フリーアドレスを導入すると、社員が毎回バラバラの席に座ることで、部署間のコミュニケーションが希薄になりやすいという問題が発生します。特に、同じチームで業務を行う場合は、毎回席が分かれてしまうと意思疎通が難しくなり、業務効率が低下する可能性があります。
このような問題解決に最適なのが、部署やチームごとに固定の島を作り、その中でフリーアドレスを実施する「グループアドレス」という方法です。グループアドレスを導入することで、フリーアドレスのメリットである自由な席選びを維持しつつ、チームワークも強化できます。
フリーアドレスでは、「どの席が空いているのか分からない」「誰がどこに座っているのか把握できない」といった問題が発生しやすくなります。そのため、座席管理ツールを導入することで、フリーアドレスの課題を解決することができます。以下のような機能を搭載した座席管理ツールの導入を検討しましょう。
・席の事前予約機能：出社前に希望の席を確保できるため、「席がない」という不安を解消
・リアルタイムの座席状況確認機能：誰がどこに座っているのかをすぐに把握できる
・会議室の予約機能：フリーアドレスとあわせて会議スペースの管理も効率化できる
また、アプリのダウンロードやログイン・ログアウトが必要など、設定に手間がかかるタイプを選ぶと、導入に時間がかかるほか、それ自体がストレスになってしまう可能性があります。
座席管理ツールを選ぶ際には、スマートフォンをタッチするだけで座席登録ができるなど、誰でも簡単に使えるタイプを選ぶのがおすすめです。
ソニーのSEATouchは、座席に設置したカードに、スマートフォンでタッチすれば座席登録ができる、シンプルな座席管理ソリューションです。届いたカードをデスクに設置するだけで始められ、アプリのダウンロードも不要なため、複雑な設定なしでかんたんに導入できます。また、フリーアドレス導入時の課題を解決する以下のような機能も搭載しています。
・メンバーの勤務場所やステータスを確認できる一覧表示
・「在席状況表示機能」で誰がどこに座っているかがすぐにわかる
・座席を事前に予約でき、空席の有無を心配せず出社できる
・充実した会議室の予約や管理機能
など
管理者画面には座席使用率の可視化機能や在席履歴の出力機能が備わっており、管理業務の効率化に貢献します。料金体系はスモールスタートが可能な「座席課金」のため導入の拡大・縮小にも対応。フリーアドレスの運用に悩みを抱えている方は、ぜひSEATouchの導入を検討してみてください。
フリーアドレスは、スペースの有効活用、組織や出社率の変動に対応できる、コミュニケーションが活性化するなど、さまざまなメリットがある働き方です。
ただ運用方法に不備があると、「席があるか不安」「誰がどこにいるかわからない」「荷物の持ち運びがめんどう」など、さまざまなトラブルにつながります。
フリーアドレスが苦痛な従業員がいるなど、何かしらの改善が必要だと考えている方は、ぜひ今回ご紹介した内容を参考にしてみてください。また、座席管理ツールの導入も合わせて検討しましょう。