オフィスレイアウトとは、「デスクなどのオフィス家具や備品の配置」を考えること、デスク運用とは、固定席やフリーアドレスといった「席の使い方」を指す言葉です。
「業務に直接関わることではないから、こだわらなくてもよいのでは？」と考える方もいるかもしれませんが、デスクのレイアウトや運用方法は、コミュニケーションや連携、集中のしやすさ、業務中の快適性などに大きく関わる要素です。動線や快適性を意識してレイアウトを組み、業務内容や働き方に合わせてデスク運用を考えることで、従業員の満足度や業務生産を高めることもできます。
そのため、業態や目的に応じてレイアウト・デスクの運用方法を決定することがとても大切です。以下、オフィスレイアウトとデスク運用の基本となるスタイルについてご紹介いたします。
基本的なオフィスレイアウトは、コミュニケーション重視・集中力重視・両立の3つに分類され、それぞれさまざまなスタイルがあります。それぞれのスタイルの特徴についてご紹介します。
従業員同士のコミュニケーションを重視するレイアウトには以下の2種類があります。
1. 対向型レイアウト
オフィス空間にデスクで複数の島を作り、同じ島のメンバー同士が対面するスタイルのレイアウトです。メンバー同士が対面しているため、会話がしやすく、コミュニケーションを重視したいときに適したスタイルです。一人で集中して作業するよりも、会話が多くなる業態に適しているといえるでしょう。
2. クロス型レイアウト
4台のデスクで十字型を作ったり、デスクを縦横に交差したりするレイアウトです。通路や動線の固定化を防ぎ、人の往来に柔軟性が出るのが特徴。オフィス内での移動がしやすくなり、別の島にいる従業員にも話しかけやすくなります。また、従業員がさまざまな動線で移動できるので、人と接する機会を自然と増やす効果も期待できます。
業務に集中しやすい環境を作るレイアウトには、以下の2種類があります。
3. ブース型レイアウト
席と席の間をパーテーションで仕切ったり、ソロワーク専用の個室を設置したりするレイアウトです。周囲の視線や音などが入りにくいため、自分の業務に集中しやすくなります。個人個人が集中して作業を行える環境を構築できます。
4. 同向型レイアウト
デスクを一方方向に並べて配置するスタイルです。オフィス内の空間を無駄なく使うことができるため、個人作業が多く、かつ従業員が多い業態に向いています。コールセンターや銀行の店舗などでよく見られるレイアウトです。
一人で作業に集中しつつ、必要に応じてコミュニケーションな場合は、以下の2つのレイアウトがおすすめです。
5. ブーメラン型レイアウト
120度のブーメラン型デスクを3つ向かい合わせに配置した、亀甲状のレイアウトです。一人当たりの机上面積が広く、書類を広げたり、複数のモニターを設置したりすることができます。個人で自分の作業に集中することができるほか、対面型でもあるため、必要に応じてメンバーとコミュニケーションを取ることもできます。個人の集中・コミュニケーション・対人距離の確保などを両立できるレイアウトです。
6. 背面式レイアウト
背面式レイアウトは、部署やグループのメンバーが背中合わせで着席するレイアウトです。自分の作業に集中しつつ、イスを回転させて振り返るとすぐに声をかけられるため、コミュニケーションも取りやすいのが特徴。また、省スペースにもなり、従業員が多く、ブーメラン型などを設置できない企業にも向いています。
このように、オフィスレイアウトにはさまざまな種類があります。コミュニケーション・集中・両立など、自社の業務形態などに合わせてレイアウトを選ぶことが大切です。
次にデスク運用のスタイルをご紹介します。デスク運用には以下の3つのスタイルがあります。
従業員一人ひとりが決められた席に座る、一般的なデスク運用のスタイルです。どこに座るのかを迷わずに済むほか、パソコンや書類など、業務に必要な物を自分のデスクに置いておくことができます。
固定席を持たず、どこに座るかを毎日自由に決められるスタイルです。毎日隣り合う人が異なる運用方法にすることで、コミュニケーションを活性化することができます。また、ハイブリッドワーク（リモートワークと出社を交互に行う形式）と組み合わせることで座席数を絞り込むことができ、オフィスの経費削減にもつながります。
デスクの島は固定し、その中で座る場所を自由に決める、固定席とフリーアドレスを組み合わせたデスク運用スタイルです。業務内容に合わせてコミュニケーションが必要な人同士が近くに座るなど、グループ間で柔軟に座席を変更することができます。また、グループ間のコミュニケーション活性化といった効果も期待できます。
デスク運用のスタイルには、これらの3種類があります。デスク運用のスタイルによって適したオフィスレイアウトが変わる可能性があるため、事前に検討しておくことが大切です。
最後にオフィスレイアウトを考える際のポイントをご紹介します。
コミュニケーションの活性化、快適性の向上、ハイブリッドワークの導入に伴う省スペース化など、まずは課題や目的を明確に定めましょう。コミュニケーションの活性化が目的の場合は「対向型」、コミュニケーションと集中を両立させたい場合は「ブーメラン型」など、課題や目的を明確にすることで、どのようなレイアウトが適切なのかを絞り込みやすくなります。
オフィスレイアウトは、従業員のストレスをなくし、より働きやすい空間を構築するために考えるものです。そのため、上層部だけで決めてしまうと、従業員から不満が生まれ、かえってストレスを増加させてしまう可能性があります。すべての要望を叶えることは難しいものの、従業員の要望を含めたレイアウトを作るのが理想です。レイアウトを考える際には、必ず従業員へのヒアリングを行いましょう。
ゾーニング計画とは、フロアを用途や機能によって区分し、その位置関係を定める計画のことです。共用部（エントランス・受付・ロビー・応接室）と執務スペース（ワークスペース・会議室・収納スペース）などを決め、ワークスペースの面積を把握したうえでオフィスレイアウトを考えることで、設置可能なデスクのサイズや数が見えてきます。事前にゾーニング計画を行い、実現可能なオフィスレイアウトを考えましょう。
「人の行き来が多い通路は広めに設定する」「多くの従業員が利用する場所（複合機など）はアクセスしやすい場所に設置する」「孤立した島が発生しないようにする」など、業務効率やコミュニケーションのしやすさ、快適性などを意識して動線設計を行うことも大切です。
採用強化やリモートワークの導入など、オフィスの利用人数は、会社の戦略に合わせて増減するものです。オフィスレイアウトを考える際には、このような利用人数の増減に対応できるように、拡張性や柔軟性を持たせるようにしましょう。特に、スペースに余裕がないと増員に対応できないため、一定に余白を残してレイアウトを考えることが重要です。
オフィスレイアウト・デスク運用のスタイルが決まったら、座席管理の方法を考える必要があります。特にフリーアドレスを導入した場合は、「同じ席に座る人が多い」「仲良しグループで集まってしまう」「誰がどこにいるのかわからない」「出社人数が多く、席がなくなる」といった課題が発生しやすく、適切な座席管理を行わないと、フリーアドレスやレイアウトスタイルのメリットがなくなってしまいます。従業員にとっても管理者にとっても使いやすい座席管理ツールの導入を検討しましょう。
ソニーのSEATouchは、座席に設置したカードに、スマートフォンでタッチすれば座席登録ができる、シンプルな座席管理ソリューションです。届いたカードをデスクに設置するだけで始められ、アプリのダウンロードも不要なため、複雑な設定なしでかんたんに導入できます。また、フリーアドレスの悩みを解決する以下のような機能も搭載しています。
・メンバーの勤務場所やステータスを確認できる一覧表示
・「在席状況表示機能」で誰がどこに座っているかがすぐにわかる
・出社前の座席予約が可能
・充実した会議室の予約や管理機能
など
管理者画面には座席使用率の可視化機能や在席履歴の出力機能が備わっており、管理業務の効率化に貢献します。料金体系はスモールスタートが可能な「座席課金」のため導入の拡大・縮小にも対応。オフィスのフリーアドレス化を検討している方は、合わせて座席管理ソリューションの導入も検討してみてください。
オフィスレイアウトやデスクの運用スタイルは、従業員の働き方や生産性に大きく影響する重要な要素です。オフィスが抱えている課題や業務形態に合わせてオフィスレイアウトやデスクの運用スタイルを決めることで、よりよい職場環境を構築することができます。これからオフィスを設置するという方やレイアウトの変更を検討している方は、ぜひ今回ご紹介した内容を参考にしてみてください。
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