クラウド勤怠の概要や主な機能についてご紹介します。
クラウド勤怠とは、インターネットを利用して従業員の勤怠管理を行う「クラウド勤怠管理システム」のことを指します。従来の紙やエクセルを使った勤怠管理とは異なり、インターネット環境があればどこからでもアクセスできるため、テレワークや出張中でも簡単に打刻や勤怠確認を行うことができます。
また、自社で設備やサーバーを設置してシステムを作るのではなく、提供元であるベンダーが準備したサーバーやシステムにアクセスしてサービスを使用するため、初期費用を抑えて簡単に導入できるのが特徴です。
システムの保守・管理も任せられるため、企業のコスト負担を抑えながら効率的な運用を実現できます。
現在、多くの企業がクラウド勤怠管理システムを提供しており、それぞれのシステムが多様な機能を備えています。「紙の勤怠表からの転記や集計作業の削減」「有給休暇や残業申請の手続きの簡素化」などを検討している企業にとっては魅力的なサービスだといえるでしょう。
クラウド勤怠システムには以下のような機能が搭載されています。
・打刻：パソコン・スマートフォン・ブラウザー・ICカード・生体認証などの方法で出退勤の打刻が可能
・勤怠確認：管理者が従業員の出勤状況をリアルタイムで確認できる
・シフト作成・共有：シフトの作成や変更をオンライン上で簡単に行い、従業員と共有できる
・有給・残業申請：有給休暇や残業の申請・承認をオンラインで完結できる
・自動集計：打刻データをもとに勤務時間や残業時間を自動集計し、手作業による計算ミスを防ぐ
・他社システムとの連携：給与計算システムや人事管理システムと連携し、給与計算を効率化
・アラート：長時間労働や打刻漏れが発生した場合にアラート通知を送ることで、適切な対応を促す
このように、クラウド勤怠管理システムは勤怠の正確な記録・管理を実現するほか、給与計算などの労務管理の効率化にも貢献します。また、リアルタイムの勤怠状況確認や残業・打刻もれアラートなどの機能によって、コンプライアンス強化にも役立てることができます。
クラウド勤怠管理システムは、企業の勤怠管理業務を効率化し、労務管理の精度を向上させることができます。特に、テレワークやフレックスタイム制の導入が進む現代において、柔軟な働き方をサポートする重要なツールとなっています。ここでは、クラウド勤怠のメリットとデメリットについて詳しく解説します。
クラウド勤怠のメリットとしては以下があります。
・初期費用が抑えられ、導入も簡単
クラウド勤怠は、従来のオンプレミス型システム（自社サーバーを設置する方式）と異なり、クラウド上で提供されるため、専用の設備や高額な導入コストが不要です。また、多くのサービスは月額料金制で利用できるため、企業の規模に応じて無駄のない運用が可能です。
・サーバーの管理が不要
勤怠管理のクラウドシステムは、サービス提供会社がサーバーの運用・保守を行うため、企業側で専用のITインフラを管理する必要がありません。これにより、システム管理の負担が軽減され、メンテナンスの手間も削減できます。また、自社にITの専門家がいない場合でも導入することができます。
・企業の法的・社会的リスクを低減できる
勤怠管理の適正化は、企業にとって法的リスクを回避する重要な要素です。クラウド勤怠を導入することで、労働時間の適正な記録・管理が可能になり、労働基準法違反や未払い残業のリスクを防ぐことができます。また、勤怠データが自動保存されるため、万が一の監査時にも証拠として活用できます。
・法改正への対応がスムーズ
労働関連の法律は定期的に改正されるため、企業は都度対応しなければなりません。クラウド勤怠システムでは、提供会社が法改正に合わせてシステムを自動更新するため、企業側での対応負担を大幅に軽減できます。これにより、最新の労働基準法や36協定に準拠した運用が可能になります。
・時間・場所を選ばずに利用できる
クラウド勤怠はインターネット環境があればどこからでもアクセスできるため、テレワークや外出が多い従業員でも柔軟に勤怠管理を行えます。PCやスマホからの打刻機能を活用すれば、オフィスにいなくても正確な勤怠データを記録できます。
・給与計算システムとの連携でさらなる業務効率化が可能
クラウド勤怠システムは、多くの給与計算システムや人事管理システムと連携が可能です。勤怠データを自動的に給与計算に反映できるため、手作業による入力ミスを防ぎながら、給与処理の負担を軽減できます。労働時間の自動集計機能といった機能を搭載した製品であれば、労務管理の効率化を行うことができるでしょう。
クラウド勤怠管理システムは多くのメリットを持つ一方で、導入や運用においてはデメリットも考慮する必要があります。ここでは、クラウドシステムの主なデメリットを解説します。
・拡張性に限界がある
クラウド勤怠システムは、パッケージ化されたサービスであるため、企業ごとの特殊な業務要件に対応しにくい場合があります。そのため、独自の勤怠ルールを持つ場合はマッチする製品を見つけられないケースがあるほか、「社員の急激な増加」などにも対応できない可能性があります。
また、新たな機能を追加したい場合、クラウドサービスの仕様上カスタマイズが制限されていることもあり、カスタマイズ性の高いクラウドサービスを選択するか、自社専用のシステムと組み合わせるなどの対応が求められます。
・連携ができないシステムがある
クラウド勤怠管理システムは、他のシステム（給与計算、人事管理、会計システムなど）との連携によって、さらに効果を発揮します。
しかし、すべてのシステムとスムーズに連携できるわけではないため、場合によってはカスタマイズのための追加コストが発生する可能性があります。そのため、システムを選定する際には、既存の業務システムと連携可能かどうかを事前に確認することが重要です。
・セキュリティレベルが運営元に依存する
クラウド勤怠システムのデータは、サービス提供企業のサーバー上で管理されるため、セキュリティ対策がシステム提供元の運営方針に依存します。
そのため、クラウドシステムのサーバーがハッキングや不正アクセスを受けた場合、企業の勤怠データが流出してしまう恐れがあります。そのため、製品を導入する場合は、セキュリティ機能をしっかり確認することが大切です。
・製品の選定が難しい
クラウド勤怠システムは多くのサービスが提供されており、それぞれ異なる機能・料金体系を持っているため、適切なシステムを選定するのが難しいという課題があります。
製品選びに失敗すると、思ったような効果が得られないこともあるため、複数の製品を比較検討して自社に合ったものを選ぶことが大切です。
クラウド勤怠システムを導入する際には、自社の業務に適したシステムを選定することが重要です。機能面だけでなく、他システムとの連携性やセキュリティ、コストパフォーマンスなど、さまざまな観点から比較検討することが求められます。ここでは、クラウド勤怠を比較する際に押さえておくべきポイントを解説します。
クラウド勤怠システムは、企業ごとに異なる雇用形態や勤務形態に対応できるものを選ぶことが大前提です。
シフト制・フレックスタイム制・在宅勤務など、自社の勤務形態に対応した機能が搭載されているかを確認しましょう。また、自社独自の就業ルールがある場合は、カスタマイズが可能かどうかもチェックしましょう。
クラウド勤怠システムは、給与計算システムや人事管理システムなどと連携できるかどうかが重要です。
既存の給与計算システムなどと連携ができない場合、手作業でデータを入力する手間が発生してしまいます。API連携の有無をチェックし、必要に応じて外部システムとスムーズにデータ交換ができるかをチェックしましょう。
クラウド勤怠システムのセキュリティは、サービス提供会社に依存するため、慎重に選ぶ必要があります。情報漏えいなどのリスクがないか、自社に適したセキュリティレベルがあるかをチェックしましょう。
また、導入直後は、動作が不安定になりやすいほか、使い方がわからなくなることもあります。システムの不備で業務が滞ってしまわないように、導入後のサポートが手厚い製品がおすすめです。
クラウド勤怠システムの料金体系は、サービスごとに異なります。導入前に、コストと得られる効果をシミュレーションすることが重要です。製品によっては、デフォルトの機能では不十分で、自社が求める機能やサポートを追加することで予想以上のコストがかかってしまうケースもあります。
自社にとって本当に必要な機能を洗い出し、優先順位を明確にしてから製品選びを行いましょう。また、「導入による業務時間削減や人的ミスの低減によるコスト削減効果を確認する」など、システム導入によって得られる効果とコストを比較し、シミュレーションしておくことも大切です。
クラウド勤怠システムには、以下のように特定の業界向けに最適化された製品があります。業界特有の勤怠管理ルールや商習慣に対応したシステムを選ぶことで、よりスムーズな運用が可能になります。
・建築業界：現場作業員の勤怠管理や直行直帰に対応したGPS打刻機能
・医療・介護業界：夜勤・シフト勤務が多いため、複雑なシフト管理が可能なシステム
・人材派遣業界：複数の派遣先での労働時間を正確に把握できるシステム
・小売・飲食業界：パート・アルバイトの管理や店舗ごとのシフト調整が可能な機能
これらの業界に所属している場合は、商習慣に合った製品を選ぶことで、業務フローに沿った最適な運用を行うことができるでしょう。
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製品情報：NFC/FeliCaリーダー PaSoRi（パソリ）業務用途専用モデル
また、開発支援ツールとして、ソフトウェア開発キット（SDK）のラインアップを用意。
SDKをご利用いただくことで、FeliCaカードやFeliCa対応デバイス、ISO/IEC 14443 Type A / Type BおよびISO/IEC 15693のカードまたはタグに対応した多彩なアプリケーションやサービスのシステム開発が可能になり、ICカードを活用した独自のクラウド勤怠管理システムの構築も実現できます。
製品情報：
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クラウド勤怠は、勤怠管理の手間やコストを削減し、大幅に効率化できるシステムです。また、給与計算システムなどと連携することで、煩わしい計算やデータ処理が自動で行え、労務管理全般の効率化にも貢献します。勤怠管理や労務管理の業務効率化を検討している方は、ぜひクラウド勤怠システムの導入をご検討ください。
