警備業界では、雇用形態が多様であることが給与管理を複雑にする大きな要因となっています。
正社員・日雇い・アルバイトなど、さまざまな雇用形態が混在しているほか、他の仕事との掛け持ちや短期の仕事として選ぶ人も多いため、日払いや週払いを採用している会社が多く存在します。中には前払い制度を導入するケースもあり、支払い方法の多様化が進んでいます。
これらの要因により、給与計算のタイミングや頻度が従業員ごとに異なり、管理が煩雑になっています。また、給与明細の作成や送付にも多大な手間がかかっています。
一部の警備会社では現金払いを採用しており、これが給与管理をさらに複雑にしています。
現金の取り扱いには紛失や盗難のリスクがあるため、細心の注意を払って管理する必要があります。また、給与明細の内容と現金の金額が一致しているかなど、二重三重の確認作業が必要となります。
加えて、給与の仕分けや封入、警備員からの受領サインの取得など、追加の作業が発生し、給与管理がさらに複雑化します。これらのステップに時間と労力がかかり、ミスのリスクも高くなります。
警備業界では、基本給に加えて多種多様な手当が存在し、これが給与計算を複雑にしています。代表的な手当てとしては以下があります。
・夜間手当や深夜手当など、勤務時間帯に応じた手当
・通勤手当や車両手当など、勤務地や移動手段に応じた手当
・階級、資格、役職などに応じた手当
・研修手当
これらの手当は個別に計算する必要があり、従業員ごとに異なる条件を考慮しなければならないため、給与計算に多大な時間と労力がかかります。
これらの要因が重なり合うことで、警備業の給与管理は複雑なものとなっています。さらに、業界全体で人手不足が深刻化している中、給与管理業務の負荷が高まる傾向にあり、ミスのリスクも増大しています。このような状況を改善するためには、給与管理システムの導入や業務プロセスの見直しなど、効率化に向けた取り組みが不可欠となっています。
警備業における給与管理の複雑さを解消し、効率化を図るための方法として、以下の2つの選択肢があります。
給与管理業務の外注は、専門性の高い業務を外部の専門家に委託することで、効率化と精度向上を実現する方法です。
外注を活用するメリットとしては以下があります。
・複雑な給与計算や管理を専門企業が対応してくれる
・月次の給与計算だけでなく、給与の振込作業、税金の納付、年末調整なども一括して委託可能
・専門性の高い技術とノウハウを持つ外部組織に業務を委託することで、自社の業務負荷を軽減できる
・外注により、自社のコア業務に人員を集中させることが可能になる
ただし、外注コストが発生してしまう、業者選定を誤ると給与計算にミスが発生して余計に時間がかかる、などのデメリットに注意が必要です。このような点に注意すれば、警備業特有の複雑な給与計算や法令遵守の課題に効果的に対応できます。また、自社のリソースをより重要な業務に振り向けることが可能になります。
給与管理システムの導入は、自社で給与管理を行いつつ、効率化とミス防止を実現する方法です。システム導入メリットとしては以下があります。
・勤怠データを入力するだけで、事前に設定された算出方法と雇用形態などのデータを元に自動計算が可能
・表計算ソフトと違い、複雑な計算式を人が組み立てる必要がない
・外注よりも低コストで効率化が可能
・人為的ミスを防止できる
・導入するソフトによっては、法改正にもスムーズに対応可能
システムを選定・導入する手間が発生するほか、運用コストがかかる点がデメリットですが、適切なシステムを選ぶことで、外注を使わずに業務効率化を実現できます。
どちらの方法を選択するかは、会社の規模、予算、内部リソースの状況などを考慮して決定する必要があります。小規模な会社では給与管理システムの導入から始め、規模が拡大するにつれて外注を検討するなど、段階的なアプローチも有効です。
いずれの方法も、警備業の給与管理における複雑さと人的ミスのリスクを大幅に軽減し、業務効率の向上に貢献します。これにより、本来の警備業務やサービス品質の向上に、より多くのリソースを投入できるようになるでしょう。
給与管理の課題解決には、外注とシステム導入の2つがあります。外注よりもコストが少ないため、「できればシステム導入で解決したい」と考えている方も多いでしょう。
そこで、警備業の給与管理システムを選ぶ際のポイントについて解説します。システムの選定を間違えなければ、高い効果が期待できるため、以下のポイントに注意して慎重に選定しましょう。
給与管理システムを選ぶ前に、自社の抱える具体的な課題を明確にすることが大切です。例えば、複雑なシフト管理や多様な手当計算などの問題を特定することで、最適なシステムを選びやすくなります。
警備業特有のニーズに対応した機能が搭載されているかを確認しましょう。例えば、日払いや前払い機能、変形労働制への対応など、警備業の特性に合わせた機能が重要です。これらの機能により、バックオフィス業務を大幅に効率化できます。
給与管理システムを選ぶ際には、必ず操作性や使いやすさをチェックしましょう。警備業界では高齢の従業員も多いため、デジタルにあまり慣れていない人でも、直感的で使いやすい製品を選ぶことが大切です。操作が複雑だと、時間がかかったり、ミスにつながったりする可能性があるため、できるだけ操作性が良くわかりやすい製品を選びましょう。
給与管理システムには、料金形態や提供形態ごとに種類があります。料金形態は、定額料金を支払うことでサービスを利用できるサブスクリプション型がおすすめ。初期費用を抑えて安価でスタートできるほか、月額であれば途中解約もできます。状況に合わせて、柔軟に契約内容を検討することができるでしょう。
提供形態は、一からシステムを構築する「オンプレミス型」、インターネットを介してサービスを利用する「クラウド型」の2種類がありますが、圧倒的に導入が簡単なのは「クラウド型」です。クラウド型であれば、アカウントを取得し、手持ちのパソコンからログインするだけで簡単に使用を開始できます。
このように、できるだけ柔軟性が高く、使いやすい料金形態・提供形態を選ぶことが大切です。
給与管理システムでは重要な個人情報を扱うため、高度なセキュリティ機能が不可欠です。給与管理システムを選ぶ際には、データの暗号化や、アクセス制御などのセキュリティ機能が搭載されているかを確認しましょう。
システム導入後のトラブルに備え、迅速なサポートやアフターフォロー体制が整っているシステムを選びましょう。サポートやフォロー体制が整っているサービスであれば、業務中にトラブルが発生したときもスピーディーに対応してもらうことができ、業務の中断を最小限に抑えることができます。どのようなサポートやアフターフォローがあるかをチェックしましょう。
給与管理システムは、勤怠管理システムなど、別のシステムと連携することでより便利に活用できます。連携させたいシステムと給与管理システムの相性や連携が可能かどうかもチェックしましょう。
API連携など、既存の勤務管理システムなどと連携できるシステムを選ぶことで、さらなる業務効率の改善が期待できます。また、システムのデータを好みの形式でダウンロードできるCSV機能があるタイプもおすすめです。必要に応じてデータをExcelなどの形式でダウンロードできます。
スタッフごとの支払いタイミングの違い、支払い方法の多様さ、手当の多さなど、警備業の給与管理は複雑です。給与管理の工数が業務を圧迫しているという方は、今回ご紹介したように、外注や給与管理システムの導入を検討しましょう。
給与管理システムを選ぶ際には、慎重に導入する製品を選定しましょう。また、給与管理システムと合わせて、警備記録・勤怠管理システムを導入することで、さらなる業務改善が行えます。
例えば、ソニーのワンタッチ警備記録システム「パトログ」は、警備業務の効率化に効果的なシステム。巡回ルートにカードを設置し、警備員は、スマホでタッチ＆タップするだけで簡単に警備の報告が完了します。また、警備業務のさまざまな業務を効率化する以下のような機能も搭載しています。
・スマホをICカードに「タッチ」するだけ簡単なユーザーインターフェース
・どんな場所にも設置可能。現場に必要なものはICカードだけ
・勤怠（上下番）報告、記録、管理など警備会社の手間を削減する勤怠管理システム
・クラウド上でデータ共有ができ、リアルタイムで状況を把握できる「リアルタイムモニタリング機能」
・管理者の負荷を軽減する「自動アラート機能」
データをクラウド上で共有でき、警備員の状況をリアルタイムで確認できるのもポイント。記録したデータを請求書や巡回報告などの作成に活用することも可能です。上下番などの警備業界向けの勤怠管理システムも搭載しており、勤怠（上下番）報告、記録、管理の手間を大幅に削減できます。警備業務の効率化を検討している方は、給与管理システムと併せて、ソニーのワンタッチ警備記録システム「パトログ」の導入を検討してみてください。
製品情報：ワンタッチ警備記録システム パトログ